Опис бізнес-процесів належить до базових інструментів управління: він показує, як насправді працює компанія, і перетворює щоденну роботу на зрозумілу систему. Фонд підтримки міжнародного співробітництва України безкоштовно допомагає українському бізнесу опанувати цей інструмент, тому нижче простими словами пояснюємо, що це таке, навіщо воно потрібне і чим ми можемо бути корисні.

Що таке опис бізнес-процесів

Бізнес-процесом називають повторювані дії, що створюють цінність для клієнта. Кожен процес є частиною єдиної системи, яка працює, наче живий організм. Будь-який процес можна описати через кілька елементів:

• вхід (ресурси, які потрапляють у процес);
• вихід (результат, що отримує споживач);
• механізм дії (як саме виконується робота);
• правила та умови, за якими процес відбувається.

Сам опис слугує для візуалізації роботи всієї компанії та її окремих ланок за допомогою блок-схем. Фактично це карта, яка графічно показує кожен процес і зв’язки між ними.

Навіщо це потрібно бізнесу

Головна користь опису полягає у створенні зрозумілих інструкцій. Завдяки покроковому аналізу компанія бачить свої процеси такими, якими вони є, і може їх поступово вдосконалювати. У результаті бізнес отримує:

• чіткі завдання та вимоги до якості з конкретними показниками;
• перелік ресурсів, документів і правил для персоналу;
• краще розуміння ролі кожного працівника;
• вищу ефективність дій і систематизоване управління компанією.

Кому це буде корисно

• Власникам бізнесу: допомагає налагодити й відточити внутрішні процеси, щоб зосередитися на розвитку та розширенні компанії.
• Керівникам: спрощує підбір команди, контроль її роботи й досягнення поставлених цілей.
• Працівникам: дає розуміння власної ролі, конкретних завдань, а також технічних вимог до кінцевого продукту.

Як відбувається опис процесів

Роботу зазвичай починають із повного переліку операцій компанії та їх поділу на три групи:

• головні процеси;
• допоміжні процеси;
• керівні (управлінські) процеси.

Далі кожен процес характеризують за єдиною схемою:

• вхідні ресурси (команда, сировина, інформація тощо);
• вихід (результат діяльності);
• власник (відповідальна особа);
• постачальник (той, хто відповідає за ресурси);
• споживач (той, хто зацікавлений у кінцевому продукті).

Споживачів поділяють на внутрішніх (усередині компанії) і зовнішніх (партнери, клієнти). Спершу всі процеси описують у реальному стані, з усіма недоліками та прогалинами, а вже потім моделюють ідеальну схему й місце кожної людини в ній. Для цього використовують спеціальні нотації опису (наприклад, BPMN або eEPC) та програми на кшталт Microsoft Visio чи Business Studio.

Як допомагає фонд

Фонд підтримки міжнародного співробітництва України безкоштовно консультує український бізнес у питаннях опису та впорядкування бізнес-процесів. Під час війни особливо важливо, щоб компанії працювали стійко й прозоро, тому ми допомагаємо власникам і командам розібратися, з чого почати, які процеси описати першими та як зробити це власними силами.

Ця сторінка є освітнім матеріалом, а наша допомога є частиною місії фонду зі збереження та відновлення української економіки. Ми не продаємо послуги: підтримка надається безоплатно всім, хто її потребує.